Các trung tâm ngoại ngữ thi nhau mọc lên như nấm sau mưa, phải làm sao để trụ vững khi sức cạnh tranh trên thị trường quá mạnh. Cũng như câu hỏi luôn được đặt ra có nên sử dụng phần mềm quản lý CRM cho trung tâm ngoại ngữ hay không? Tất cả sẽ được tổng hợp lại một cách khái quát nhất với mong muốn cung cấp được thông tin hữu ích để bạn đọc tham khảo qua bài viết dưới đây.

Lợi thế khi sử dụng phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ

Theo kinh nghiệm áp dụng cho bài toán quản lý trung tâm ngoại ngữ, việc kết hợp tốt phần mềm quản lý với hoạt động doanh nghiệp sẽ tạo ra được sự hỗ trợ tuyệt vời, giúp giảm thiểu trên 50% rủi ro và tăng gấp 3 lần hiệu suất công việc.

>> Xem thêm: Ứng dụng và thành phần của hệ thống CRM trong giáo dục, đào tạo
 

Vận dụng phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ

Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ là gì?

Có thể nói đây chính là giải pháp quản lý trung tâm ngoại ngữ có sử dụng yếu tố công nghệ nhằm gia tăng quản lý toàn diện mọi hoạt động từ cơ bản đến nâng cao của một trung tâm ngoại ngữ. Cụ thể từ khâu bắt đầu tìm kiếm học viên tiềm năng, chăm sóc, hỗ trợ thông tin học viên đến khâu vận hành,... Được cập nhật liên tục trong suốt quá trình học của học viên đăng ký thành công cùng hàng loạt khâu giấy tờ, điều phối khác cũng sẽ được tiến hành trơn tru hơn khi áp dụng phần mềm quản lý đúng cách.

Tất cả đều hướng đến mục tiêu chung quan trọng nhất là nâng cao chất lượng phục vụ học viên, tối ưu mọi nguồn lực sẵn có, hoàn thiện cơ sở vật chất và tăng hiệu quả quản lý, vận hành một trung tâm ngoại ngữ thực sự.

 
Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ là giải pháp toàn diện

Chức năng của phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ

Phần lớn các ứng dụng CRM trong quản lý trung tâm ngoại ngữ hiện nay đều sẽ nhanh chóng thay đổi, được cập nhật thường xuyên sao cho đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả mà vẫn đảm bảo phù hợp với nhu cầu, tình hình thực tế của một trung tâm ngoại ngữ.

Và chắc chắn một phần mềm công nghệ có chức năng chính trong hỗ trợ quản lý giáo dục, nhất là áp dụng linh hoạt đối với trung tâm ngoại ngữ sẽ không thể thiếu đi các yếu tố quan trọng cũng là chức năng chính xuyên suốt sau đây:

Ứng dụng phần mềm vào quản lý trung tâm ngoại ngữ

- Lưu trữ danh sách thông tin học viên.

- Cập nhật điểm danh, hỗ trợ chăm sóc học viên.

- Điều phối thời khóa biểu, dễ dàng xếp lớp, chuyển đổi giờ học.

- Tổng hợp kết quả học tập, quản lý thi đầu vào.

- Thống kê nguồn học viên.

- Quản lý, sắp xếp giảng viên.

- Quản lý thu - chi, tình hình hoàn tất học phí.

- Theo dõi hiệu quả quy trình tư vấn.

- Tính lương theo năng suất làm việc của tư vấn viên.

>> Xem thêm: E-learning - Phần mềm dạy học hiệu quả nhất hiện nay
 

Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ là giải pháp hiệu quả

Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ? (H3)

1. Đẩy nhanh tốc độ thông tin

Công nghệ số càng phát triển, tốc độ cập nhật và theo sát thông tin theo đó cũng đòi hỏi phải có được sự nhanh chóng, đảm bảo tính kịp thời. Và dường như những phương pháp quản lý theo kiểu truyền thống đã không còn phát huy tác dụng khi quá chậm trễ trong việc tiếp nhận thông tin. Kéo theo chất lượng phục vụ và chăm sóc khách hàng giảm sút khiến phần lớn trung tâm ngoại ngữ dần mất đi một lượng khách hàng đáng kể, chính xác hơn là rơi vào tay những đơn vị cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp hơn. Tận dụng công nghệ vào quy trình quản lý trung tâm ngoại ngữ giúp giảm thiểu nguy cơ do thiếu tính đồng bộ khi cập nhật thông tin quá chậm trễ.

 
Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ đảm bảo tính chuyên nghiệp 

2. Phù hợp cho mọi loại hình trung tâm ngoại ngữ

Dù là trung tâm ngoại ngữ có quy mô lớn hay nhỏ, từ mới nổi lên trên thị trường hay đã tồn tại lâu đời, bất kể nghiệp dư hay chuyên nghiệp đều ít nhiều chắc chắn sẽ từng gặp không ít khó khăn như:

- Quản lý sót data khách hàng dẫn đến không nắm bắt được nhu cầu thực sự của học viên, không xây dựng được mối quan hệ với khách hàng khiến khâu chăm sóc khách hàng cũ quá lỏng lẻo nên khó lòng giữ chân được khách hàng.

- Tốn quá nhiều thời gian trong việc báo cáo, tổng hợp hay đầu tư quá nhiều vào quảng cáo nhưng kết quả lại không mấy khả quan.

- Nhầm lẫn sai lầm trong quá trình quản lý thu – chi học phí học viên.

- Kém hiệu quả khi không quản lý được tối đa tình hình nhân viên, giảng viên nên thiếu cơ sở khi tiến hành đánh giá chất lượng công việc.

Vậy các trung tâm ngoại ngữ có nên sử dụng phần mềm quản lý CRM? Chỉ từ một vài tình trạng gặp phải kể trên thì câu trả lời thật ra là nên sử dụng nhưng vẫn còn tùy vào quy trình xử lý và nhu cầu cụ thể của từng trung tâm trong từng giai đoạn là hoàn toàn khác nhau. Đơn giản vì chỉ cần xảy ra một trong số ít các tình trạng tương tự nhưng lại không giải quyết ngay hay không biết cách giải quyết chắc chắn sẽ mang lại nhiều thiệt hại cho mỗi đơn vị trung tâm ngoại ngữ.

 
Khó khăn gặp phải khi quản lý trung tâm ngoại ngữ

3. Tối ưu hóa quản lý học viên

Sắp xếp, tra cứu và tổng hợp nhanh thông tin học viên khi cần về hồ sơ cá nhân, khóa học đã đăng ký, hỗ trợ tra cứu kết quả điểm số, cải thiện nhanh công tác đánh giá chuyên cần, khen thưởng hay kỷ luật chính xác trong suốt khóa học,...

Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ hỗ trợ quản lý học viên

4. Tối ưu hóa quản lý tư vấn viên

Thống kê lại một cách rõ ràng và chính xác nhất các lịch sử giao dịch cũng như KPI của tư vấn viên, từ đó quản lý hiệu quả làm việc của nhân viên tư vấn (đặc biệt quan trọng khi giảm thiểu được nguy cơ mất dữ liệu học viên khi nhân viên nghỉ việc).

Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ hỗ trợ quản lý tư vấn viên

5. Tối ưu hóa marketing và sale

Một phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ CRM tốt sẽ tập hợp được mong muốn của học viên từ chính những nguồn học viên đăng ký. Giảm thiểu được tình trạng trùng lặp tư vấn, một khách bị quá nhiều tư vấn viên làm phiền do thiếu sự phân chia quản lý.

Mặt khác, phân tích được các tác động có ảnh hưởng đến tốc độ chốt sale và đưa ra các cách chăm sóc học viên phù hợp (chăm sóc bằng SMS, qua Email tự động,...) nhằm duy trì tương tác, lòng trung thành của học viên cũ và gia tăng sự chú ý đối với học viên tiềm năng.

Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ hỗ trợ marketing và sale

Nhìn chung, giải pháp sử dụng phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ đang thực sự cần thiết đối với đa số doanh nghiệp lớn, nhỏ trên thị trường, kể cả các trung tâm ngoại ngữ hay đào tạo, giáo dục. Bạn cũng nên cân nhắc để có được sự lựa chọn đúng đắn các đơn vị  hay loại phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ “uy tín đi kèm chất lượng” sao cho việc áp dụng loại phần mềm này vào đúng thời điểm thích hợp nhất và phù hợp nhất với tổ chức.

Tags: Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ free, bài toán quản lý trung tâm ngoại ngữ, phần mềm quản lý chương trình đào tạo, đặc tả phần mềm ql trung tâm ngoại ngữ, quản lý trung tâm tiếng Anh, quản lý trung tâm ngoại ngữ bằng excel, download phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ, phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ