Tiếng anh là ngôn ngữ được sử dụng nhiều nhất thế giới dù đi bất kỳ đâu nếu biết tiếng anh là một lợi thế do vậy nhu cầu học tiếng anh ngày càng nhiều nên ngày nay những trung tâm tiếng anh mọc lên như nấm và có hàng trăm hàng ngàn sinh viên đến học tiếng anh. Với nhiều doanh nghiệp phải tìm cách để có thể quản lý học viên và có thể thu hút học viên đến trung tâm mình khi thị trường này cạnh tranh rất cao.

Nếu không có chiến lược hợp lý không quản lý chặt chẽ thì học viên sẽ đến với đối thủ cạnh tranh. Do vậy cần một giải pháp chính là CRM - phần mềm quản lý trung tâm tiếng anh giúp doanh nghiệp quản lý học viên và giúp doanh nghiệp hiểu được nhu cầu của học viên từ đó đưa ra những chiến lược truyền thông phù hợp.

>> Xem thêm: Những chức năng đáng chú ý của CRM trong giáo dục
 

CRM cho các trung tâm tiếng anh

CRM phần mềm quản lý trung tâm tiếng anh

1. CRM là gì?

CRM là từ viết tắt của Customer Relationship Management được hiểu là phần mềm quản lý mối quan hệ của khách hàng. Đơn giản hơn phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu của doanh nghiệp như: quản lý số lượng học viên, xếp lớp, kiểm soát nhân viên, hỗ trợ tìm kiếm khách hàng,...

CRM - phần mềm quản lý trung tâm tiếng Anh hiệu quả

CRM cho trung tâm tiếng anh sẽ giúp trong quá trình đào tạo được thực hiện một cách bài bản và thống nhất với một quy trình nhất định, nhanh chóng và chính xác. Giúp trung tâm có thể lưu trữ tất cả những thông tin của học viên, lớp học, khóa học một cách hệ thống, dữ liệu cũng được quản lý tập trung, thống nhất và không xảy ra những sai sót khi chuyển dữ liệu từ những phòng bạn này sang những phòng bạn khác.

CRM cũng hỗ trợ rất tốt trong việc giám sát, quản lý nhân viên và các cấp lãnh đạo. CRM có hệ thống báo cáo rất phong phú, đa dạng giúp các nhà quản lý có thể nhanh chóng nắm biết được tình hình của trung tâm nhằm đánh giá một cách chính xác và khách quan về hình hình của trung tâm cũng như hình hình học tập và giảng dạy của học viên và giáo viên.

Sử dụng phần mềm quản lý trung tâm tiếng Anh CRM

2. Lợi ích của phần mềm CRM đối với trung tâm tiếng anh

Sử dụng phần mềm sẽ giúp trung tâm theo dõi được tình hình học tập của học viên cũng như việc quản lý nhân viên trong trung tâm. Lợi ích của CRM đối với trung tâm tiếng anh là tăng khả năng tập trung, tăng khả năng phân tích, tối ưu hóa nguồn lực và có thể chủ động can thiệp vào quá trình quản lý. Ngoài ra phần mềm còn giúp doanh nghiệp có phương án bố trí nhân sự và tổ chức những hoạt động một cách dễ dàng.

Phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ, các loại giấy tờ, sơ yếu lý lịch của học viên có thể tra cứu, thống kê nhanh chóng và dễ dàng. Giúp quản lý và theo dõi kết quả học tập, khen thưởng, kỷ luật, điểm danh,... của học viên trong toàn bộ quá trình học ở trung tâm.

Lợi ích của CRM đối với các trung tâm tiếng anh

CRM giúp doanh nghiệp quản lý lớp học, những khóa học chia ra các ca học, lớp học, giáo viên giảng dạy, một cách hợp lý.

Giúp doanh nghiệp quản lý học phí, những khoản thu chi, những khoản miễn giảm đối với trường hợp quà tặng, giảm giá cho từng khóa học.

Khi sử dụng phần mềm CRM còn giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả công việc, xử lý công việc một cách hiệu quả, tăng khả năng trao đổi giữa những nhân viên với nhau và giúp giảm bớt những thủ tục hành chính. CRM còn giúp doanh nghiệp dễ dàng thống kê báo cáo những số liệu cụ thể, thực tế và được cập nhật liên tục báo cáo.

>> Xem thêm: Những tính năng của phần mềm quản lý sinh viên
 

Phần mềm quản lý trung tâm tiếng anh chất lượng

Phần mềm còn có khả năng liên kết với website của trung tâm do vậy giúp doanh nghiệp tự động cập nhật những thông tin học viên đăng ký vào hệ thống.

Hệ thống thông tin luôn công khai và thông suốt do vậy giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa công việc quản lý. Hệ thống phân quyền có sự bảo mật tốt và thông tin nhanh chóng, chính xác đến từng bộ phận của doanh nghiệp.

Chức năng của CRM trong việc quản lý các trung tâm tiếng Anh

3. Những chức năng của phần mềm quản lý trung tâm tiếng anh

- Quản lý tuyển sinh và xếp lớp

CRM giúp doanh nghiệp khi học viên đăng ký trực tuyến trên website và các dữ liệu sẽ được chọn lọc và cập nhập vào phần mềm.

Thống kê số lượng học viên từ các nguồn như: từ đăng ký trực tuyến, từ chiến dịch truyền thông và từ học viên đăng ký trực tiếp tại các văn phòng.

Chức năng của CRM đối với trung tâm tiếng anh

Chức năng của CRM với trung tâm tiếng anh là nhập những thông tin những học viên đăng ký và xếp phòng và lịch thi cho học viên.

Cập nhật những kết quả của tuyển sinh.

Chức năng đăng ký nhập học cho học viên với từng trình độ của học viên.

Phân loại và xếp lớp học phù hợp với trình độ của học viên.

- Chức năng quản lý học viên

CRM có chức năng quản lý và lưu giữ những hồ sơ, giấy tờ, sơ yếu lý lịch của học viên để giúp doanh nghiệp có thể tra cứu nhanh chóng và dễ dàng.

Theo dõi danh sách học viên của các lớp và danh sách của những học viên bảo lưu.

Nhắc nhở học viên khi vắng nhiều

Quản lý và theo dõi kết quả học tập, điểm danh, khen thưởng và kỷ luật của mỗi học viên trong khóa học.

Chức năng quản lý học viên của CRM

- Quản lý giáo viên

Chức năng quản lý thông tin, trình độ, hồ sơ và bằng cấp của các giáo viên

Theo dõi giảng viên trong quá trình giảng dạy.

Quản lý số giờ giảng viên lên lớp.

Ghi nhận những thông tin và thời gian giảng dạy của giảng viên.

Khen thưởng và kỷ luật với những giảng viên là tốt và làm sai quy định.

- Chức năng quản lý đào tạo

Lập kế hoạch lịch giảng dạy cho giảng viên hoặc cho các khóa học.

Sắp xếp giáo viên và các phòng học cho học viên để các buổi học không bị trùng lặp giờ và phòng học.

Phân chia lớp học theo trình độ của học viên và giáo viên cho phù hợp.

Theo dõi kế hoạch một cách chi tiết về các buổi dạy của từng lớp và cơ sở vật chất.

Lợi thế khi sử dụng CRM cho trung tâm tiếng Anh

 Ngoài ra, CRM còn có rất nhiều những chức năng nổi trội nữa như: chức năng quản lý lớp học, chức năng thu chi, quản lý kết quả học tập, tính lương,... giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý trung tâm đào tạo của mình.

Qua bài viết trên hy vọng sẽ giúp những trung tâm tiếng anh sẽ có cái nhìn rõ hơn về CRM từ đó đưa ra lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp.

Tags: kinh nghiệm quản lý trung tâm tiếng anh, mô hình quản lý trung tâm ngoại ngữ, phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ miễn phí, bài toán quản lý trung tâm ngoại ngữ, quản lý trung tâm tiếng anh, đặc tả phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ, phần mềm quản lý trung tâm tiếng anh, CRM ngành giáo dục