Cụ thể, trong hoạt động quản lý và lưu trữ tài liệu, đặc biệt đối với các loại giấy tờ hay hồ sơ quan trọng sẽ rất cần thiết được xây dựng nên một hệ thống quản lý tài liệu CRM phù hợp, tạo được tính nhất quán và chính xác trong quá trình sử dụng tài liệu.

 Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý tài liệu?

Nếu như trước đây, giải pháp quản lý tài liệu chính của các trung tâm ngoại ngữ hay các tổ chức giáo dục vẫn thường là lưu trữ hồ sơ, giấy tờ theo hình thức bàn giấy. Sẽ cần có không gian lưu trữ lớn là các phòng chứa giấy tờ, có các kệ hay ngăn chứa,... Và hầu như tất cả các hình thức quản lý tài liệu này hoàn toàn còn thủ công và vẫn chưa có sự hiện diện hữu dụng của công nghệ số. Chính điều này đã tạo ra rất nhiều trở ngại lớn cho mỗi doanh nghiệp, hạn chế khả năng tiếp cận và quản lý thông tin hiệu quả.

>> Xem thêm: Những lưu ý khi triển khai hệ thống CRM cho ngành giáo dục
 

 
Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý tài liệu CRM

- Tiêu tốn nhiều thời gian quản lý, lưu trữ tài liệu.

- Hạn chế khả năng chia sẻ thông tin tài liệu.

- Tiêu tốn nhiều không gian lưu trữ.

- Khó khăn khi làm tổng hợp, báo cáo thống kê.

- Giảm hiệu suất làm việc khi khó cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ và chính xác nhất.

- Tốn chi phí vận hành và duy trì tình trạng tài liệu.

- Rủi ro bảo mật thông tin lưu trữ.

 
Rủi ro khi không áp dụng phần mềm quản lý tài liệu CRM

Lợi ích của phần mềm quản lý tài liệu CRM

a. Nâng cao tính hệ thống

Phần lớn các CRM quản lý tài liệu hiện nay đều được tích hợp khả năng tự động tổng hợp và cập nhật thông tin tài liệu, chúng được liên kết để sử dụng trực tuyến khi có kết nối với internet và hoàn toàn có thể kết hợp sử dụng ngay trong hoạt động của mạng nội bộ. Tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể, mỗi tổ chức giáo dục đều có thể truy cập vào nguồn lưu trữ thông tin tài liệu của mình bất kỳ lúc nào mà không bị giới hạn về không gian hay thời gian.

Ngoài ra, một CRM quản lý tài liệu còn có thể tạo được sự thống nhất và liên kết các nguồn tài liệu khổng lồ giữa các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. Từ đó tài liệu được lưu trữ có tính hệ thống cao, giúp người dùng cập nhật nhanh và liên tục các loại tài liệu cần thiết mà không cần phải mất quá nhiều thời gian để tìm kiếm, thậm chí hạn chế được trường hợp không tìm thấy tài liệu lưu trữ do cất giữ thiếu trật tự hay dễ thất lạc tài liệu.

 
Tính thống nhất cao của phần mềm quản lý tài liệu CRM

b. Khả năng lưu trữ tài liệu lớn

Có thể thấy, theo thời gian và khối lượng công việc thay đổi liên tục dẫn đến khối lượng đa dạng các loại tài liệu, hồ sơ, giấy tờ, công văn quan trọng,... cũng tăng lên rất nhiều. Ban đầu, khi tài liệu còn ở mức sơ khai, không quá phức tạp nên dễ lưu trữ thành các tủ tài liệu, các kho tài liệu hay có thể tận dụng lưu trữ thông tin trên máy tính nhưng về lâu dài do không có tính tổ chức và quản lý chưa chặt chẽ cũng như chưa thể phân chia lưu trữ tài liệu ngay từ đầu hay nguồn lưu trữ quá tải dẫn đến việc tìm kiếm, tra cứu thông tin về sau sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian. Do đó, việc sử dụng phần mềm quản lý tài liệu CRM là thực sự cần thiết.

>> Xem thêm: Hiệu quả của phần mềm quản lý lớp học
 

 
Tiết kiệm không gian lưu trữ với phần mềm quản lý tài liệu CRM

c. Tiết kiệm chi phí

Trung tâm ngoại ngữ cần sử dụng phần mềm quản lý tài liệu CRM để nâng cao khả năng quản lý và tối ưu hóa được chi phí trong lưu trữ. Khi phương pháp quản lý tài liệu thủ công được đa số các doanh nghiệp sử dụng trước đây phải tốn khá nhiều chi phí để xây dựng các mặt bằng phòng chứa, chi phí để duy trì kho lưu trữ, chi phí để đảm bảo công tác quản lý được diễn ra thường xuyên, chi phí để thuê mướn nhân sự sắp xếp, phân loại và tìm kiếm tài liệu khi cần thiết,...

Với hệ thống phần mềm quản lý tài liệu CRM, chỉ cần vài cú nhấp chuột, vài từ khóa là có thể tìm ra thông tin tài liệu cần thiết, tất cả đều được tích hợp vào hệ thống phần mềm chuyên dụng với giao diện dễ dàng sử dụng với nhiều người dùng. Đồng nghĩa với việc, nhờ sự hỗ trợ phần lớn đến từ công nghệ hiện đại nên sẽ giảm bớt các loại chi phí không đáng có và thay vào đó mỗi doanh nghiệp chỉ cần bỏ ra chi phí phần mềm ban đầu, sẽ tiết kiệm hơn rất nhiều so với hình thức lưu trữ theo kiểu truyền thống.

 
Tiết kiệm chi phí với phần mềm quản lý tài liệu CRM

d. Nâng cao tính bảo mật

Do áp dụng công nghệ và các kỹ thuật số hóa tài liệu tiên tiến, giờ đây tất cả các nguồn tài liệu bất kể phân loại tài liệu hay kích thước, khối lượng lưu trữ như thế nào đều được tổng hợp có bài bản và được sắp xếp một cách trật tự nhất trong hệ thống máy tính để kiểm soát dễ dàng, hiệu quả hơn.

Ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu CRM giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng rò rỉ, thất lạc hay mất tài liệu như khi quản lý tài liệu thủ công, đặc biệt là các nguồn tài liệu quan trọng lại càng được bảo mật chặt chẽ hơn bằng cách xây dựng riêng cho mình hệ thống đăng nhập bằng tài khoản truy cập thông minh. Đồng thời tránh được nhiều sai sót khi văn thư bị lỗi, bị trùng lặp, bị sai lệch thông tin,... nhưng có thể do thời gian tồn động các vấn đề quá lâu nên gây khó khăn khi lọc tìm và sửa chữa về sau.

 
Phần mềm quản lý tài liệu CRM có tính bảo mật cao

Vậy có nên sử dụng phần mềm quản lý tài liệu cho trung tâm ngoại ngữ hay không? Câu trả lời là có. Nhưng để đẩy mạnh được tính hiệu quả cao và duy trì được năng suất khai thác phần mềm được lâu dài, mỗi trung tâm ngoại ngữ cần tìm hiểu và nhờ đến các chuyên gia về lĩnh vực này nhằm thiết kế tính năng, giao diện phần mềm phù hợp nhất. Cũng như xây dựng được một hệ thống hoàn chỉnh, có khả năng tương thích và áp dụng vào thực tế công tác quản lý tài liệu đặc trưng riêng biệt của từng đơn vị giáo dục là hoàn toàn khác nhau.

Tags: Phần mềm quản lý tài liệu GXD, hệ thống quản lý tài liệu, phần mềm quản lý tài liệu tất thành, phần mềm quản lý tài liệu công văn bằng excel miễn phí, cách lưu trữ hồ sơ trên Excel, quản lý tài liệu, hồ sơ, quản lý tài liệu số, phần mềm quản lý các file văn bản