Như các bạn cũng đã biết hệ thống CRM ( Customer Relationship Management ) là một phần mềm đa năng siêu tiện lợi giúp cho nhiều doanh nghiệp phát triển và nó lại càng linh hoạt tùy thuộc vào đặc thù của hình thức cũng như lĩnh vực kinh doanh. Vậy đối với ngành giáo dục, đào tạo CRM có phải là một công cụ tương ứng thích hợp giúp cho các doanh nghiệp giáo dục hoạt động hiệu quả hơn? 

Tầm quan trọng của việc quản lý ngành giáo dục hiệu quả với CRM 

Giáo dục, đào tạo là một trong những ngành đòi hỏi sự tương tác cao với khách hàng chính là những học viên. Dù là trường học hay trung tâm đào tạo thì việc hiểu về nhu cầu cũng như nắm bắt được những mong muốn của học viên là một điều hết sức cần thiết. Sự cạnh tranh gay gắt trong môi trường kinh doanh ngành giáo dục hiện nay đã khiến cho nhiều nhà quản lý lo ngại bởi sự tác động lớn đến học viên từ nhiều đối thủ lớn mạnh khác nhau trên thị trường.

>> Xem thêm: https://educrm.vn/
 

Quản lý ngành giáo dục với CRM

Chính vì thế mà hệ thống CRM ra đời như một sự hỗ trợ tối ưu về mặt quản lý, điều hành trong doanh nghiệp của ngành giáo dục, đào tạo. Đặc biệt  trong quản lý ngành giáo dục đối với  hệ thống CRM chính là việc xây dựng mối quan hệ với các học viên từ việc tìm kiếm đến chăm sóc học viên tại trung tâm một cách tốt nhất. Hệ thống CRM đã giúp cho nhiều trung tâm đào tạo nắm bắt được nhu cầu, sở thích, đặc điểm của nguồn khách hàng tiềm năng để biến đổi thành học viên sử dụng dịch vụ đào tạo của chính trung tâm mình. 

Không chỉ vậy quản lý ngành giáo dục với CRM giúp tiết kiệm chi phí tối ưu, vì hệ thống này sẽ giúp các trung tâm đào tạo tương tác với học viên dễ dàng qua nhiều kênh như: tổng đài trực tuyến, website, social (Facebook, zalo,...) và trên cả SMS. Từ đó CRM sẽ dễ tích hợp với nhiều phần mềm tương thích khác tạo thành một mạng lưới hệ thống quản lý hiệu quả giúp cho trung tâm kiểm soát nhanh, gọn về thông tin dữ liệu học viên, giúp quản lý lớp học, học phí,....

Quản lý hiệu quả ngành giáo dục với CRM

Một số ứng dụng hiệu quả CRM đối với quản lý ngành giáo dục, đào tạo

1. Ứng dụng trong việc thu thập và quản lý thông tin khách hàng 

Đối với các ngành dịch vụ nói chung và ngành giáo dục nói riêng thì dữ liệu khách hàng (học viên) thì khá là quan trọng trong việc phát triển kinh doanh. Nhưng để quản lý và sử dụng hiệu quả nguồn dữ liệu mà mình thu thập được thì lại là một vấn đề mà nhiều trung tâm đang tìm cách khắc phục.

Quản lý dữ liệu học viên ngành giáo dục với hệ thống CRM đã giúp ích cho rất nhiều trung tâm khắc phục được việc vật vã với các hoạt động lưu trữ, phân chia, sử dụng dữ liệu học viên sao cho phù hợp nhất. Bởi vì mỗi khi có khách hàng để lại thông tin hay các thông tin khách hàng được cập nhật từ nhiều nguồn khác nhau trên hệ thống social networking thì CRM sẽ tự động cập nhật, tập trung dữ liệu theo các tiêu chuẩn ( độ tuổi, bằng cấp, trạng thái học vấn, khu vực địa lý,...) mà nhà quản lý đề ra. 

Thu thập và quản lý thông tin học viên với CRM

2. Mở rộng mối quan hệ tương tác và chăm sóc khách hàng

Ngày nay giữ việc tìm kiếm một một học viên mới và duy trì một học viên cũ thì có nhiều trung tâm đào tạo lựa chọn lưu giữ mối quan hệ tốt đẹp với nhiều học viên cũ. Đơn giản vì khi các học viên đã có một sự hài lòng nhất định và ấn tượng tốt về thương hiệu của trung tâm đào tạo thì sẽ giới thiệu lan tỏa về hình ảnh của trung tâm đến nhiều học viên tiềm năng khác.

Không chỉ vậy hiện nay có nhiều trung tâm đã đầu tư mua về rất nhiều data học viên nhưng doanh số kinh doanh lại không hiệu quả. Do vậy quản lý học viên trong ngành giáo dục với CRM sẽ giúp cho hầu hết các trung tâm đào tạo cải thiện được việc xây dựng mối quan hệ học viên trên diện rộng.

Với khả năng quản trị mối quan hệ học viên vô cùng hiệu quả, hệ thống CRM giúp cho nhiều doanh nghiệp đào tạo duy trì được sự trung thành của học viên cũ; đồng thời xây dựng phát triển được nguồn học viên mới tiềm năng. Thông qua việc kết hợp giữa data học viên tiềm năng đang có nhu cầu cùng đội ngũ Marketing của trung tâm để đưa ra những phương thức tác động gián tiếp đến nhận thức của học viên về chất lượng thương hiệu tại trung tâm như: thông tin về các chương trình đào tạo du học chất lượng hàng đầu, chương trình ưu đãi, telesales, cùng các kênh social media khác để kết nối tương tác trực tiếp với học viên trên diện rộng. 

>> Xem thêm: Tổng quan về hệ thống CRM | Bước tiến của ngành giáo dục
 

Chăm sóc và xây dựng mối quan hệ với học viên

3. Đồng bộ các công việc trong quá trình điều hành và quản lý KPIs của nhân viên

CRM sẽ giúp các trung đào tạo quản lý và đồng bộ hóa nhiều hoạt động như: quản lý học viên, phân loại công việc, nhắc nhở, phân chia công việc nội bộ, cập nhật thông tin,... Tất cả các công việc từ nhiều phòng ban tại trung tâm sẽ được thống nhất trên một hệ thống và đảm bảo cho quá trình làm việc đào tạo tại trung tâm được thực hiện trôi chảy.

Từ đó giúp nhân viên hiểu rõ công việc được phân chia và làm việc hiệu quả tiết kiệm thời gian, tăng năng suất làm việc dẫn đến việc đo lường KPIs tại các trung tâm cũng dễ dàng hơn rất nhiều.

Vai trò quản lý ngành giáo dục với CRM

4. Cải thiện quá trình chăm sóc học viên sau các khóa đào tạo tại trung tâm

Như đã nói ở trên việc chăm sóc học viên trong mỗi giai đoạn đều giúp cho các trung tâm ghi được hình ảnh tốt trong tâm trí của mỗi học viên. Đặc biệt việc chăm sóc học viên sau mỗi chương trình đào tạo sẽ giúp cho các trung tâm xác định được chất lượng dịch vụ giao dục mà mình cung cấp đã thật sự đáp ứng được nhu cầu cũng như mang đến mức độ hài lòng cao nhất cho các học viên tại trung tâm. 

Và cũng chính nhờ hệ thống các kênh tương tác với khách hàng ngay từ đầu mà CRM còn lưu giữ sẽ giúp cho các doanh thuận tiện trong việc tự động hóa tương tác với trải nghiệm của học viên sau chương trình học. Ví dụ đơn giản nhất bạn có thể thấy là các thông tin cập nhật thông tin trong suốt giai đoạn học tập hay những email, sms, nhân viên chăm sóc gọi điện hỏi thăm về hiệu quả của học viên sau khi kết thúc một khóa đào tạo. Đồng thời thông qua việc chăm sóc sau quá trình học tập giúp cho nhiều trung tâm có thể giới thiệu nhiều chương trình đào tạo khác đến học viên để gợi lên nhu cầu mới.

Ưu điểm của hệ thống CRM trong quản lý ngành giáo dục

5. Hệ thống báo cáo chi tiêu dạng bảng biểu chính xác

Tùy theo đặc thù của mô hình đào tạo mà CRM có thể thống kê dữ liệu định kỳ và phân tích cũng như lưu trữ thông tin của hoạt động kinh doanh tại các trung tâm chi nhánh khác nhau. Và các nhà điều hành quản lý sẽ không còn phải tốn nhiều thời gian trong quá trình cập nhật tình hình kinh doanh của cơ sở từ nhiều khu vực khác nhau. 

Báo cáo chi tiêu chính xác từ hệ thống CRM 

6. Tương thích và tích hợp mạnh mã với nhiều phần mềm khác trong trung tâm

Vì là một phần mềm tiện dụng đa năng nên nó dễ dàng tích hợp với các phần mềm khác trong trung tâm để thúc đẩy các hoạt động vận hành bên trong nội bộ hiệu quả hơn. Tiêu biểu là CRM có thể tương thích với các dạng phần mềm E-Learning giúp theo dõi và xử lý trong suốt quá trình học trực tuyến của học viên tại trung tâm.

Qua đó hệ thống CRM quả là một công cụ “thần kỳ” cho bất kỳ doanh nghiệp nào và phù hợp với đa số mọi loại hình kinh doanh. Đặc biệt trong các hoạt động quản lý ngành giáo dục với CRM đã mang đến không ít sự tiện dụng, hiệu quả trong suốt quá trình kinh doanh cũng như xây dựng hình ảnh thương hiệu chất lượng trong tâm trí của nhiều học viên.

Tags: CRM cho giáo dục, CRM giáo dục, Phần mềm CRM giáo dục, Phần mềm quản trị doanh nghiệp giáo dục, Chăm sóc khách hàng giáo dục genCRM, Quy trình chăm sóc học viên, Quy trình bán hàng CRM